Juillet 2013 - Documenter le "KNOW HOW" avec le carnet d’entretien.

D’emblée, il faut admettre que le secteur immobilier québécois n’est pas ancré dans une culture d’entretien. L’approche favorisée est plutôt curative bien que l’on observe, depuis quelques années, la tendance est au changement d’attitude chez les nouveaux propriétaires et gestionnaires d’immeuble, qui ont compris que la prévention et la qualité des entretiens sont des sources d’économies plus importantes à moyen et long termes. Afin de redresser la situation relative au déficit d’entretien, des changements ont été apportés à la loi #122 (Régie du bâtiment et code de sécurité) qui oblige dorénavant les propriétaires et gestionnaires d’immeuble à maintenir de façon permanente, un programme d’entretien des actifs ainsi qu’un registre des événements. Le terme déficit d’entretien indique les sommes que l’on aurait dû mettre pour maintenir et rendre fonctionnel les équipements. Connaitre ses sommes est une prise de conscience afin de porter des actions stratégiques et éviter des conséquences fâcheuses.

Pourquoi un carnet d’entretien spécifique aux équipements de votre bâtiment ? Le guide d’utilisation du manufacturier n’est-il pas suffisant ? De toute évidence, la réponse est non. Souvent, les manufacturiers produisent un seul guide d’utilisation pour plusieurs de leurs modèles (ex. un appareil vidéo-DVD). Pour les équipements, les risques d’erreurs d’interprétation par manque des connaissances sont élevés car le guide indique les éléments de base pour la maintenance et souvent ne tiens pas compte du temps d’utilisation, des conditions, des interactions et du positionnement de l’actif.

Vous avez beau implanter des bonnes manières de faire, si vous ne les rendez pas vivantes, dynamiques et à jour, cela sert à rien. C’est de l’argent jeté par les fenêtres. Vivant, dynamique et à jour sont les principales caractéristiques d’un bon carnet ou programme d’entretien. Le carnet doit comprendre l’inventaire précis de tous les équipements et leurs données de base, une présentation claire d’un tableau des tâches spécifiques et des fréquences de maintenance des intervenants sur une grille de 52 semaines. Un carnet d’entretien crédible doit aussi rassembler plusieurs informations relatives à l’équipement. On doit tenir compte de sa localisation et son positionnement dans l’immeuble, de l’identification des autres équipements en lien avec ce dernier, son identité, la plaque signalétique, son fournisseur, des renseignements pour la sécurité ainsi que des consommables à court termes. Un carnet d’entretien bien documenté alimente très bien le document d’appels d’offres ou devis d’entente pour inviter les entrepreneurs de services à soumissionner.

Documenter le "KNOW HOW". Étant donné qu’il y a un taux de roulement important au niveau du personnel d’entretien, la mémoire de l’immeuble disparaît souvent avec les individus. C‘est pourquoi, il est très important de colliger et mettre à jour toutes les informations sensibles sur les éléments mécaniques et architecturaux de votre immeuble dans le carnet d’entretien et dans le registre des événements afin de pouvoir retracer chronologiquement les événements et les causes.

Malgré des vents de changements, nous ne sommes pas encore dans une culture de prévention. Souvent, ce sont les dépenses d’entretien et de formation qui écopent en premier. Lorsque l’on parle d’entretien, on mesure toujours son impact par rapport à la DURÉE DE VIE des équipements.

Retenez, que l’allongement de la DURÉE DE VIE de vos équipements sera toujours directement proportionnel à la qualité des entretiens et la fréquence de votre maintenance. Si la durée de vie des équipements est allongée, des déboursés importants sont repoussés dans le temps et vous économiser à long terme. En plus, vos actions auront un impact direct sur le confort, la diminution des plaintes et bris, la valeur de chacun des actifs et la notion de risque pour les assureurs. C’est le but recherché par le carnet d’entretien.

Rappelez-vous toujours que savoir rapporte gros.