Août 2013 - Payant d’établir des budgets dédiés

Tel que mentionné depuis le début de cette chronique, les gestionnaires immobiliers qui ont du succès ont quelque chose en commun; ils ont compris l’importance de disposer des bonnes données pour gérer efficacement un immeuble. Si vous regardez votre immeuble et qu’il vous apparaît comme un casse-tête ou une incertitude, c’est que vous n’êtes pas tout à fait en contrôle sur celui-ci. Si vous n’êtes pas en contrôle, c’est qu’il vous manque forcément des informations cruciales sur l’état réel de vos actifs, leur rendement et leur durée de vie restante. Puis, si vous n’avez pas les informations de base pour gérer, alors il vous devient difficile de savoir et de mesurer si l’argent dépensé sur votre immeuble en cours d’année a eu les effets escomptés; des impacts positifs sur la valeur de l’immeuble.

En gestion d’immeuble, le vrai problématique du gestionnaire n’est pas directement relié à un problème de mécanique de bâtiment, mais plutôt au financement de la solution pour résoudre le problème; c’està-dire trouver les liquidités ou le financement pour effectuer des travaux correctifs et en urgence. Étant donné que la maintenance préventive est généralement au minimum ou bien absente, on constate souvent que ce sont les bris majeurs qui déstabilisent le budget d’entretien et de remplacement des équipements. Lorsqu’un équipement mécanique a atteint plus de 75% de la durée de vie théorique (période critique), le gestionnaire devrait classer systématiquement cet équipement parmi les équipements à risque ou à remplacer si l’équipement a été peu ou pas entretenu régulièrement. Rappelons qu’un équipement bien entretenu qui a atteint plus de 100% de sa durée de vie peut continuer à donner son plein rendement pendant plusieurs années et générer des économies (sur les cotisations) en retardant son remplacement.

Il est donc essentiel pour les gestionnaires et propriétaires d’immeuble de connaître à la base, et ce pour chacun des actifs, sa localisation, ses caractéristiques, son rôle, les tâches et fréquences d’entretiens, les coûts d’entretien, les coûts de remplacement et les coûts des composants critiques en cas de bris majeur. L’évaluation de la durée de vie utile restante d’un équipement est requise pour déterminer la meilleure stratégie ainsi que les sommes qui devront être investies pour le réparer, le restaurer et/ou le remplacer surtout si l’équipement a atteint la période critique de son cycle de vie.

Qui plus est, selon les principes de saine gestion reconnus en matière de gestion et de maintien des actifs, il est indubitablement suggéré d’établir le budget de l’immeuble sur la base de trois (3) fonds distincts afin d’éviter des problèmes de liquidité:

a) un fonds d’entretien, qui représente l’estimation des coûts d’entretien et de maintenance courants pour chacun des actifs incluant tous les consommables (ex. : filtres, courroies, lubrifiant, etc.), ainsi que tous les coûts de main-d’oeuvre interne et externe (technicien CVCA, plombier, électricien, concierge, etc.)

b) un fonds pour bris majeurs, qui représente l’estimation des coûts de bris majeurs sur certains actifs spécifiques d’un bâtiment. Les composants majeurs (ex. : moteur, compresseur, structure, etc.) constituent le coeur de l’actif, et que sans eux, l’actif est inopérant, inefficace ou improductif au confort de l’immeuble.

c) un fonds de prévoyance, qui représente l’estimation des coûts selon un certain échéancier, en vue de l’accumulation des sommes nécessaires (cotisations) pour couvrir les coûts des réparations majeures (remplacement partiel) et les coûts de remplacement (au complet) au moment venu.

Puisque nous venons de voir comment faire la bonne adéquation du budget d’entretien et maintenance avec l’état réel et la durée de vie restante des équipements, il faut maintenant faire l’adéquation entre les variations du budget (mécanique du bâtiment) d’une année à l’autre et les cotisations requises pour constituer les fonds mentionnés. La meilleure stratégie à adopter demeure la prévention par des entretiens systémiques et à long terme. La régularité des entretiens et des audits stabilisent le rendement des équipements et les coûts de maintenance, puis réduisent les risques de bris, de correctifs et/ou de remplacement prématuré.

Attention, je vous recommande d’éviter la tentation de percevoir les fonds comme des vases communicants ou d’éviter de tomber dans le piège de l’improvisation en utilisant, par exemple, des fonds d’entretien pour couvrir le coût inopportun d’un équipement dont le remplacement n’a pas été prévu. Couper les entretiens des équipements saurait être la pire décision à prendre et à la fois la meilleure façon de déstabiliser ou de saboter le cycle de gestion d’un immeuble pour plusieurs années.

La clé du succès est de pratiquer une gestion d’actif équilibrée en regroupant les échéances; c’est-à-dire le court terme avec le court terme et le long terme avec le long terme. Il est certain qu’il faut des ajustements lorsque l’on adopte et pratique ce style de gestion. En contrepartie, les suivis & audits périodiques vous fourniront des données et des informations précieuses pour mesurer vos actions, apporter des ajustements, alimenter vos prises de décision et surtout préserver la valeur de l’immeuble en tout temps…

Parce qu’il faut se rappeler que savoir rapporte gro$ !